|
DOKUMENT |
Iga menetluse läbiviimisel koostatakse dokumente, mis sisaldavad menetluse kohta olulisi andmeid (nt õigusaktid, kirjad, kooskõlastused, protokollid, ettepanekud/vastuväited jms). Registrisse kantud avalike dokumentide kehtivad versioonid on igaühele kättesaadavad menetluse dokumentide leheküljel. Lisaks avalikele dokumentidele on samalt lehelt kättesaadavad ka ametnikele ametialaseks kasutamiseks mõeldud dokumentide kehtivad versioonid. Kehtivuse kaotanud dokumentide versioonid, nagu ka aegunud andmed, on ametnikele nähtavad vastavate toimingute kaudu.
Dokumendi kohta võib olla registrisse kantud dokumendi sisu kirjeldus, dokumendi rekvisiidid ja dokument elektroonilisel kujul (fail). Iga neist dokumendi osadest võib puududa. Näiteks võib dokument olla registrisse kantud ainult sisu kirjeldusena, ilma dokumendi rekvisiitide ja elektroonilise dokumendita, mille korral on tegemist nn märkmiku kandega.
Dokumendile lisatud failid võivad olla aluseks andmete importimiseks toimingu käigus, nende puudumisel importi ei ole võimalik sooritada.
Dokumentide rekvisiitideks on dokumendi liik või selle puudumisel dokumendi esitaja poolt sisestatud (liigi) nimetus, dokumendi number, dokumendi koostaja, dokumendi kehtivuse alguse ja lõpu kuupäevad ning dokumendi link (URL), kui dokument on kättesaadav mõnest teisest registrist (nt õigusakt linna õigusaktide registrist).
Dokumente on oma olemuselt kolme tüüpi:
§ lihtdokument, mida ei täiendata mõne hilisema dokumendiga;
§ liitdokument, mida saab hiljem täiendada teise nn jätkudokumendiga (nt kooskõlastuse märkus võetakse maha hilisema kooskõlastuse märkuse mahavõtmise dokumendiga);
§ jätkudokument, millega on täiendatud liitdokumenti.